# Routine Automation  
*Kleine Helfer, die den Alltag deutlich entlasten*

In vielen mittelständischen Unternehmen fressen wiederkehrende Aufgaben Monat für Monat unzählige Stunden:  
- Daten aus Dokumenten abtippen  
- Formulare von Hand ausfüllen  
- Angebote, Berichte oder Bestätigungen manuell anpassen  
- Eingehende Anfragen immer wieder neu prüfen und bearbeiten  

Das ist keine wertschöpfende Arbeit.  
Das ist Routine, die teuer ist, Fehler produziert und gute Mitarbeiter davon abhält, sich um das zu kümmern, was wirklich Umsatz bringt.

Ich baue genau für diese Routine **einfache, maßgeschneiderte Helfer** – meist mit PDF- oder Excel-Ausgabe, Konfiguratoren oder KI-Dokumenten-Einlesen.  
Einmal eingerichtet, laufen sie leise im Hintergrund.  
Kein großes Projekt. Kein monatliches Tool-Abo. Kein „lernen Sie das neue System“.

### Was das konkret bringen kann – Beispiele aus der Praxis

- **Schnelle Dokumentenerstellung (PDF-Generatoren)**  
  Kurze Eingaben (Formular, Mail, Excel-Zeile) → fertiges PDF raus: Angebote, Berichte, Protokolle, Bestätigungen, Übersichten. Immer Ihr Corporate Design, immer aktuelle Daten/Bausteine.  
  → Von 30–120 Minuten runter auf 2–10 Minuten.

- **Excel-Automatisierungen & smarte Tabellen**  
  Verkaufszahlen, Lagerbestände, Kundenlisten → automatische Berechnungen, Zusammenfassungen, Prognosen oder Exporte. Monatsberichte oder Preislisten aktualisieren sich von selbst.  
  → Kein ständiges Nachrechnen mehr, keine Versionskonflikte.

- **Konfiguratoren für Anfragen & Schätzungen**  
  Kunde oder Mitarbeiter geht schrittweise durch ein Formular (auf Ihrer Website oder intern): „Welche Leistung? Welcher Umfang? Welcher Termin?“ → sofort realistische Schätzung, Preisspanne oder fertiges Angebot als PDF/Excel.

- **KI-Einlesen von PDFs oder handschriftlichen Dokumenten**  
  Eingescannte Rechnungen, Lieferscheine, Formulare, Notizen oder handgeschriebene Protokolle → KI liest Text, Zahlen, Felder aus (auch Handschrift, wo lesbar) → Daten landen in übersichtlicher Tabelle/Excel oder vorausgefülltem Formular.  
  Mitarbeiter prüft nur noch kurz → kleine Korrektur → Prozess geht weiter.  
  → Kein stundenlanges Abtippen mehr, deutlich schnellerer Durchlauf.

### Der echte Wert für Sie

- 30–80 % weniger Zeit bei Routineaufgaben → Ihre Teams konzentrieren sich aufs Wesentliche  
- Weniger Fehler & Rückfragen → einheitlicher, professioneller Output  
- Schnellere Reaktion auf Kunden → Konfiguratoren & KI-Einlesen liefern sofort Infos  
- Amortisation oft schon nach wenigen Wochen oder Dutzend Nutzungen  
- Nutzt, was Sie bereits haben: Website, Excel, Mail, Scanner-App

### Was ich **nicht** mache

Ich ersetze **kein** ERP, CRM, Buchhaltungs- oder HR-System.  
Kein automatisches Buchen, keine Finanzamtschnittstelle, keine GoBD-Archivierungspflichten.  
Nur smarte Abkürzungen bei Routine – der Rest bleibt in Ihren bewährten Tools.

### Ich kann Ihnen helfen, wenn Sie mit diesen typischen Problemen kämpfen

- „Wir tippen immer noch Daten aus gescannten Dokumenten oder handschriftlichen Notizen ab.“  
- „Angebote, Berichte oder Protokolle dauern ewig, weil alles von Hand angepasst wird.“  
- „Kunden fragen ständig dasselbe – wir antworten jedes Mal manuell.“  
- „Excel-Tabellen und Berechnungen werden ständig neu gemacht und gehen kaputt.“  
- „Bis wir eine realistische Schätzung oder ein Angebot raus haben, vergeht zu viel Zeit.“

Schreiben Sie mir einfach einen kurzen Satz zu Ihrem größten Zeitfresser in diesem Bereich.  
Ich antworte meist innerhalb von 1–2 Tagen:  
- Ist das machbar? Ja/Nein  
- Ca. wie viel Aufwand (meist 3–15 Stunden) & Preisrahmen  
- Was Sie realistisch sparen können (Zeit, Nerven, Fehler)

Passt es → baue ich es.  
Danach: Routine digitalisiert. Mehr Ruhe im Alltag.

**Kurz gesagt**  
Routine Automation:  
Nicht die große Revolution.  
Sondern gezielte Entlastung bei den Dingen, die jeden Tag Zeit und Nerven kosten.  
Mehr Zeit. Weniger Frust. Besserer Output.  
Und das Gefühl: „Das läuft jetzt einfach.“

Wenn bei Ihnen gerade etwas „von Hand gemacht wird“ oder „ewig dauert“ –  Ich sage Ihnen, ob und wie schnell man das sinnvoll digitalisieren kann.